Sai come capire cos'è realmente urgente e cos'è davvero prioritario nel tuo lavoro, sia a livello aziendale che personale? Il metodo alla base della Matrice di Covey - o di Eisenhower - permette la gestione delle priorità per incrementare e massimizzare la produttività.
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Innanzitutto facciamo chiarezza sulla paternità del metodo: la frase riportata come citazione qui sopra è da attribuire a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50 e costituisce il punto di partenza del metodo di ottimizzazione del tempo di cui parleremo in questo articolo.
Nel 1989 Stephen R. Covey pubblicò "The 7 habits of higly effective people", "I sette pilastri del successo", riprendendo e approfondendo la teoria di Eisenhower: da quel momento la matrice in questione è associata al nome di entrambi.
In cosa consiste la matrice di Eisenhower o matrice di Covey?
Si tratta di uno strumento che permette la valutazione delle attività secondo 4 criteri:
URGENTE
NON URGENTE
IMPORTANTE
NON IMPORTANTE
Inserendo all'interno dei quattro quadranti tutti gli elementi correttamente, otterrai un'analisi efficace e funzionale del tuo lavoro e capirai come migliorare la produttività aziendale.
È possibile riassumere così la matrice di Eisenhower:
1° quadrante = Crisi: urgente e importante
2° quadrante = Qualità: importante e non urgente
3° quadrante = Inganno: urgente e non importante
4° quadrante = Spreco: non importante e non urgente
Nel primo quadrante sono collocate le azioni da compiere il prima possibile e che non sono delegabili ad altri membri del gruppo, come ad esempio progetti personali in scadenza, videocall con clienti, risoluzione di problematiche relative a lavori seguiti individualmente.
Sarebbe opportuno le attività all'interno del primo quadrante fossero in numero ridotto, in quanto potrebbero generare ansia e perdita di lucidità nella visione di insieme. Questo potrebbe farti trovare a lavorare costantemente sotto stress e, di conseguenza, a commettere errori con maggiore facilità.
Il secondo quadrante, Q2, è relativo alle azioni importanti ma non urgenti: in genere rientrano in questa sezione i progetti a medio/lungo termine, attività in cui investire impegno e volte al miglioramento personale o aziendale come corsi di formazione o sessioni di sviluppo programmato.
Le attività urgenti, ma non importanti rientrano nel quadrante Q3 e sono considerate importanti in modo ingannevole. Si tratta di azioni dipendenti da terze persone che potrebbero rubare energia a ciò che ti interessa davvero.
Infine, il quadrante Q4 comprende le attività superflue, distrazioni che servono soltanto per perdere tempo.
Una volta appreso questo metodo, avrai molto più chiara la tua situazione personale e lavorativa di fronte agli occhi e potrai procedere per priorità... vere priorità!
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